Chef de Projet IT Système Senior

Département : Gouvernance Digitale

Lieu de travail : Agence Togo Digital, Lomé, Togo

Rattachement hiérarchique : Responsable Architecture et conformité

Collaboration fonctionnelle : Direction Technique, équipes qualité, responsables métiers, intégrateurs, prestataires IT, ministères et institutions bénéficiaires

Nombre de personnes à recruter : 1

Mission principale

• Dans le cadre du programme de digitalisation 360 accélérée de l’Administration togolaise le/la Chef de Projet IT Système Senior sera chargé(e) de superviser, coordonner et contrôler les projets IT Système portés par l’Agence Togo Digital.
• Il/elle jouera le rôle d’interface opérationnelle entre l’ATD, les intégrateurs et divers prestataires de services informatiques qui interviennent dans la digitalisation des démarches administratives, ainsi qu’avec les institutions bénéficiaires. À ce titre, il/elle garantira la coordination, le suivi, la validation technique et la bonne exécution des projets IT Système, tout en veillant à la conformité, à la qualité et à la traçabilité des livrables.
• Il/elle doit s’assurer du bon fonctionnement des outils, plateformes et environnements techniques déployés, et de contrôler la qualité des livrables produits conformément aux spécifications techniques, aux engagements contractuels, aux délais convenus et aux exigences de performance fixées dans les cahiers de charges.
• Dans l’exécution de ses tâches, il est attendu que le/la Chef de Projet IT Système Senior fournisse ou valide les livrables ci-après, selon la typologie des projets sur lesquels il/elle intervient :
• Rapports de suivi et d’avancement des intégrateurs et prestataires ;
• Tableaux de bord de suivi des indicateurs de livraison et de performance, délais, risques et performance ;
• Rapports d’évaluation de la performance des intégrateurs ;
• Rapports d’incidents, points bloquants et plans d’actions correctives ;
• Rapports de fin de projet incluant bilan, retour d’expérience et recommandations ;
• Comptes rendus des réunions de pilotage et comités de suivi ;
• Procès-verbaux de validation des livrables ;
• Procès-verbaux de recette technique ;
• Procès-verbaux de mise en production et de formation des différents intervenants ;
• Documentation de suivi qualité et de conformité des solutions déployées.

Responsabilités

1. Pilotage et suivi des projets IT Système

• Piloter et suivre les projets IT Système confiés, depuis la phase de cadrage jusqu’à la mise en production.
• Assurer la planification, la coordination et le suivi opérationnel des activités réalisées par les intégrateurs et prestataires IT.
• Suivre les délais, les coûts, les risques, les dépendances et les indicateurs de performance des projets.
• Mettre en place les outils de suivi nécessaires au pilotage des projets IT Système.
• Produire un reporting régulier à destination de la Direction et des instances de gouvernance des projets

2. Supervision des intégrateurs et prestataires de services IT

• Superviser les intégrateurs et prestataires de services IT intervenant sur les projets de l’Agence.
• Assurer le suivi contractuel des prestations et vérifier le respect des engagements pris.
• Contrôler la qualité des travaux réalisés, des environnements déployés et des livrables remis.
• S’assurer que les prestataires respectent les cahiers des charges, les critères d’acceptation, les standards techniques et les exigences du cahier des charges.
• Mettre en place un mécanisme d’évaluation permettant d’apprécier la performance des intégrateurs et prestataires.

3. Contrôle des environnements techniques et des outils

• S’assurer du bon fonctionnement des outils, plateformes, environnements techniques et solutions déployés.
• Vérifier que les environnements mis à disposition sont conformes aux besoins du projet et aux exigences techniques du cahier des charges.
• S’assurer que les intégrateurs disposent des accès, outils et informations nécessaires à la bonne exécution de leurs missions.
• Veiller à ce que les intégrateurs soient formés et maîtrisent les outils mis à leur disposition.
• Identifier les dysfonctionnements techniques et coordonner la mise en œuvre des actions correctives.

4. Qualité, conformité et validation des livrables

• Contrôler la conformité des livrables par rapport aux spécifications techniques, fonctionnelles et contractuelles.
• Organiser et suivre les processus de validation des livrables avec les parties prenantes concernées.
• Participer aux recettes techniques, fonctionnelles et aux validations de mise en production.
• Refuser, faire corriger ou valider les livrables selon leur niveau de conformité aux exigences de l’Agence.
• Contribuer à la Définition, au suivi des indicateurs qualité liée aux projets IT Système.

5. Coordination avec les ministères, institutions et équipes métiers

• Intervenir en interface directe avec les ministères et institutions bénéficiaires lors des phases de recette, de déploiement et de transfert de compétences.
• Assurer l’alignement entre les besoins métiers, les exigences techniques et les livrables produits par les intégrateurs.
• Faciliter la communication entre les décideurs institutionnels, les responsables métiers, les équipes techniques et les prestataires.
• Participer aux comités de pilotage et représenter l’Agence sur les sujets liés à la qualité, au suivi technique et à la conformité des projets.
• Anticiper les points de blocage et proposer des solutions adaptées au contexte institutionnel et opérationnel.

6. Déploiement, mise en production et transfert de compétences

• Coordonner les activités liées au déploiement, à la migration de données et à la mise en production des systèmes intégrés.
• S’assurer que les conditions techniques, documentaires et opérationnelles sont réunies avant toute mise en production.
• Suivre la préparation des supports de formation et de transfert de compétences.
• Veiller à la bonne prise en main des solutions par les utilisateurs, administrateurs ou équipes bénéficiaires.
• Capitaliser sur les retours d’expérience issus des phases de déploiement et de mise en production et alimenter la base de connaissance pour le transfert des leçons apprises.

7. Amélioration continue et culture qualité

• Capitaliser sur les retours d’expérience des projets afin d’améliorer les méthodes de suivi et de contrôle qualité.
• Diffuser la culture qualité auprès des équipes projet, prestataires et parties prenantes.
• Proposer des améliorations aux processus de pilotage, de validation, de recette et de suivi des intégrateurs.
• Contribuer à la formalisation des standards, procédures et bonnes pratiques de gestion des projets IT Système.
• Assurer une veille sur les bonnes pratiques en matière de gestion de projets IT, qualité logicielle, intégration de systèmes et gouvernance projet.

Compétences requises

• Maîtrise des méthodologies de gestion de projet : PMP, PRINCE2, Agile, Scrum, Kanban ou équivalent.
• Bonne maîtrise des outils de planification, de suivi opérationnel et de reporting projet.
• Solide expérience dans la supervision technique d’intégrateurs et de prestataires informatiques.
• Bonne compréhension des systèmes d’information, plateformes applicatives, environnements techniques et processus de mise en production.
• Capacité à suivre les engagements contractuels, contrôler les prestations et valider les livrables.
• Capacité à définir, mettre en place et exploiter des indicateurs de performance, KPI et tableaux de bord.
• Bonne compréhension des processus de recette, de déploiement, de migration de données et de transfert de compétences.
• Capacité à analyser des cahiers des charges, spécifications techniques, documents de conception et rapports de livraison.
• Bonne compréhension des enjeux de qualité, sécurité, conformité et continuité de service.
• Excellente capacité d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes.
• Excellente communication écrite et orale en français.
• Bonne maîtrise de l’anglais technique pour les échanges avec les partenaires, éditeurs ou prestataires internationaux.
• Capacité à assurer l’interface entre décideurs institutionnels, responsables métiers, équipes techniques et intégrateurs.
• Rigueur, diplomatie, leadership, sens politique et capacité à travailler sous pression.
• Forte capacité d’organisation, de coordination et de priorisation dans un environnement multi-acteurs.

Qualifications

• Bac+5 en informatique, génie logiciel, systèmes d’information, ingénierie informatique, management des systèmes d’information ou domaine équivalent.
• Expérience professionnelle de 8 ans dans la gestion de projets IT ou le pilotage de projets systèmes complexes.
• Expérience confirmée dans le suivi technique de prestataires et la validation de livrables informatiques.
• Expérience significative sur des projets de transformation numérique de grande ampleur.
• Une expérience en environnement institutionnel, public ou dans des projets de digitalisation d’administrations serait un atout.
• Une certification en gestion de projet ou gouvernance IT serait appréciée : PMP, PRINCE2, ITIL, Scrum Master, COBIT ou équivalent.

Exigences du poste

• Coordination simultanée de plusieurs intégrateurs, prestataires et solutions techniques hétérogènes.
• Intervention sur une diversité de domaines métiers critiques
• Exigences élevées en matière de confidentialité, de conformité et de sécurité numérique.
• Maitrise des standards et principes de digitalisation préconisés par l’Agence
• Sensibilisation des différentes parties prenantes sur les standards et principes de digitalisation lors des différentes instances de gouvernance des projets, mais aussi auprès des prestataires de services.
• Aptitude à valider des livrables techniques malgré la pression des calendriers contractuels et des délais de mise en service.
• Disponibilité accrue lors des phases critiques de déploiement, migration de données, recette et mise en production.
• Obligation de rigueur, de traçabilité et de documentation des décisions prises.