Responsable des Opérations

Département : Rattaché à la Direction générale

Lieu de travail : Agence Togo Digital, Lomé, Togo

Rattachement hiérarchique : Direction générale

Nombre de personnes à recruter : 2

Mission principale :

Le Responsable des Opérations est en charge de la supervision globale des activités opérationnelles au sein de l'Agence Togo Digital. Il/elle met en œuvre les stratégies opérationnelles, optimise les processus internes et gère les ressources nécessaires à l'efficacité des opérations quotidiennes. Il/elle joue un rôle clé dans l’atteinte des objectifs de performance à moyen et long terme, en garantissant la fluidité, la productivité et la qualité des services fournis par l'agence.

Responsabilités :

1. Leadership opérationnel et coordination

• Assurer l’interface opérationnelle principale entre l’ATD et les parties prenantes externes (ministères, institutions, citoyens).
• Recevoir, analyser et prioriser les demandes opérationnelles entrantes à l’aide de cadres structurés définis avec le comité des directeurs
• Préparer des notes de synthèse claires et exploitables à la direction pour escalader les sujets critiques et/ou à forte valeur ajoutée à l’attention du Ministère de tutelle et/ou du Conseil d’administration
• Mettre en place et maintenir un tableau de bord opérationnel centralisé offrant une visibilité sur l’ensemble des activités de l’ATD.

2. Management des équipes et alignement interne

• Encadrer et superviser les chefs de projet de l’ATD, en garantissant des standards de livraison homogènes et une responsabilité claire.
• Mettre en place un point de coordination unique pour l’exécution des projets, la gestion des risques et les dépendances inter-équipes.
• Accompagner les équipes dans la résolution des blocages opérationnels et l’amélioration des processus internes.

3. Ligne de service VIP / Prioritaire

• Proposer et mettre en œuvre un dispositif de support dédié aux demandes urgentes ou sensibles des parties prenantes de haut niveau.
• Assurer une réponse rapide, une communication claire et un suivi structuré des dossiers prioritaires.
• Définir et mettre en œuvre des SLA (engagements de service) et des protocoles d’escalade adaptés aux besoins des hauts responsables publics et partenaires stratégiques.

4. Amélioration des processus et excellence opérationnelle

• Introduire des méthodes de priorisation structurées des projets (ex : RICE, MoSCoW, matrice d’Eisenhower) afin d’améliorer la prise de décision.
• Optimiser les processus internes pour réduire les frictions, améliorer les délais de traitement et la qualité des services.
• Contribuer à la transformation digitale de l’ATD en assurant rigueur opérationnelle et capacité d’exécution.

Compétences requises :

• Gestion des opérations : Solide expérience dans la gestion des processus opérationnels, avec une capacité à optimiser les flux de travail et gérer les priorités.
• Leadership et gestion d’équipe : Compétences en gestion d’équipe, avec une aptitude à motiver et à développer les collaborateurs.
• Compétences en gestion de projet : Expérience dans la gestion de projets à moyen/long terme, avec une maîtrise des méthodologies agiles ou classiques.
• Analyse de performance : Compétences analytiques pour suivre et évaluer les performances, avec une capacité à proposer des solutions d'amélioration.
• Communication et coordination : Excellentes compétences en communication pour assurer la liaison entre les différentes équipes et la direction.
• Résolution de problèmes : Capacité à résoudre rapidement les problèmes opérationnels tout en maintenant la qualité et la continuité des services.
• Orientation vers les résultats : Forte orientation vers la performance et la réalisation des objectifs de l'agence.

Qualifications :

• Diplôme requis : Bac+5 en gestion des affaires, gestion de projet ou des services, ou dans un domaine pertinent.
• Expérience professionnelle : Minimum 10 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement dans un environnement technologique, numérique ou public.
• Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des outils de gestion de projet (Jira, Trello, Asana).
• Langues : Maîtrise du français (écrit et oral), la maîtrise de l'anglais est un atout.